Éstos son algunos de los puntos más importantes que hacen útil y necesario el uso de un CMS:
• Inclusión de nuevas funcionalidades en la web. Esta operación puede implicar la revisión de un sin fin de páginas y la generación del código que aporta las funcionalidades; el sistema puede crecer y adaptarse a las necesidades futuras.
• Mantenimiento de gran cantidad de páginas. En una web con muchas páginas es necesario un sistema para distribuir los trabajos de creación, edición y mantenimiento con permisos de acceso a las diferentes áreas.
• Reutilización de objetos o componentes. Un CMS permite la recuperación y reutilización de páginas, documentos y en general de cualquier objeto publicado o almacenado.
• Páginas interactivas. Las páginas estáticas llegan al usuario exactamente como están almacenadas en el servidor web; en cambio, las páginas dinámicas no existen en el servidor tal como se reciben en los navegadores, sino que se generan según las peticiones de los usuarios. De esta manera cuando, por ejemplo, se utiliza un buscador, el sistema genera una página con los resultados que no existían antes de la petición. Para conseguir esta interacción, los CMS conectan con una base de datos que hace de repositorio central de todos los datos de la web.
• Cambios del aspecto de la web. Si no hay una buena separación entre contenido y presentación, un cambio de diseño o contenido puede afectar el formato. Los CMS facilitan manejar el contenido y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores.
• Consistencia de la web. No se refiere a que todas las páginas sean iguales, sino que hay un orden (visual). Un usuario nota enseguida cuándo una página no es igual que el resto de las de la misma web ya sea por su aspecto, la disposición de los objetos o por los cambios en la forma de navegar. Estas diferencias provocan sensación de desorden y desorientación en los usuarios, así como dar a notar la falta de profesionalismo en su diseño y contenido. Los CMS pueden aplicar un mismo estilo en todas las páginas y mantener una misma estructura.
• Control de acceso. Los CMS gestionan los diferentes permisos a cada área de la página según aplique, ya sea a grupos o individuos.
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